Kalite Yolculuğu

Düzce Üniversitesi’nde 2008 yılından beri kalite adına yapılan çalışmalar dolu dolu geçmiştir. Sonuçta, sloganı “Değer Üretmek” olan bir üniversitenin kalite gerçeğini göz ardı etmesi imkânsızdır.

Kalite çalışmaları 19 Kasım 2008 yılında ulusal kalite hareketi sözleşmesinin imzalanması ile başlamıştır. Bu ilk adımı 17 Şubat 2009 yılında “Yönetim Kadının Hakkıdır” bildirgesi imzalanarak bir başka ilk adım takip etmiştir.  Bu dönemde üniversitemizin kalite dinamiklerinin oturtulması ve stratejilerin belirlenmesi adına öncelikle 9 Nisan ve 1 Mayıs 2009 tarihlerinde Kurumsal olgunluk anketi uygulaması yapılmış ve kurumumuz mevcut durumunun resmi ortaya konmuştur (Başlamış ve ilerleme kaydetmiş aşaması). Yine 21 Nisan 2009 yılında şuan rektör yardımcımız olan ve Kalite yönetim temsilcisi olarak Sürekli iyileştirme koordinatörlüğünün mentorluğunu yapan Prof. Dr. Nigar Demircan Çakar “Yönetim kadının hakkıdır” kıyaslama çalışmasını yürütmüştür.

 

Bununla birlikte 2009 yılında Düzce Üniversite stratejik planı çerçevesinde üniversite yönetiminin toplam kalite yönetimine adapte olma stratejisi belirlenmiştir. Ocak 2010 tarihinde özel sektörde ve akademik hayatta kalite alanında tecrübeleri olan uzman akademisyenlerden oluşan, Prof. Dr. Nigar Demircan Çakar koordinasyonunda 7 kişilik çekirdek kalite ekibi oluşturulmuştur. Oluşturulan çekirdek kalite ekibi ile birlikte yapılan toplantılarla Düzce Üniversitesinin Toplam Kalite Yönetimi yol haritası belirlenmiştir. Bu kapsamda süreç, tüm akademik ve idari birimlere Toplam Kalite Yönetimi ve EFQM üzerine toplam 4 ay süren eğitimler verilerek başlamıştır. Bu eğitimlerin arkasından en az bir kişi olmak kaydı ile tüm birimlerin kalite temsilcileri belirlenmiş ve çalışmalar üniversite geneline yaygınlaştırılmıştır. Bu sürecin arkasından Doğu Marmara Kalkınma ajansına yazılan "DÜZCE ÜNİVERSİTESİ EFQM ÇALIŞMALARI İÇİN RADAR ANALİZİ DESTEĞİ" projesi kapsamında tüm birimlerin yöneticilerinin katılımıyla sn. Aydın Kosava’dan 7 Ocak 2011 tarihinde EFQM ve Radar analizi eğitimi alınmıştır. Bu eğitimin arkasından birimler radar analizine hazırlanmış ve 18-19-20-21 Ocak 2011 tarihlerinde değerlendirme süreci şu şekilde gerçekleşmiştir:

  1. Ön Değerlendirme
  2. Bilgilendirme Toplantısı
  3. Saha Ziyareti Planlama Toplantısı
  4. Saha Ziyareti
  5. Uzlaşım Toplantısı
  6. Geri Bildirim Raporu:

Kal-Der değerlendiricilerinin değerlendirme sonucunda belirttiği önemli noktalar ise şunlardır:

  • Düzce Üniversitesi’nin “Değer Üreten Üniversite” sloganı çerçevesinde öğrenci, sanayi ve toplumun gereksinim ve beklentilerine odaklandığı anlaşılmaktadır. Öğrencilerin gereksinim ve beklentilerini iletebileceği ortamlar (öğrencilerin de katılımı ile yapılan altı aylık toplantılar, öğrenci temsilcisinin katıldığı senato toplantıları, birimler ve Öğrenci İlişkileri birimine başvuru, öğrenci danışman görüşmeleri vb.) yaratılmıştır. Öğrenciler için katma değer yaratma kapsamında sektörden bir uzmanın ders vermesi, sanayinin laboratuarlarından yararlanılması ve sanayiye projeler ile öğrenciler mezuniyet sonrası hayata hazırlanmaktadır. Topluma yönelik DAGEM, DUYEM vb. çalışmalar etkileyicidir.
  • Üst düzey liderler takımının önderliğinde,  kurumun misyonu, vizyonu, stratejik planı, değerleri, tüm akademik ve idari birimlerin görüşleri alınarak belirlenmiş, çalışanlarla paylaşılmıştır. Ancak, bu yöndeki çabaların yaşama geçirilmesinde, sadece üst düzey liderlerin değil tüm liderlerin katılımının sağlanması gerektiği düşünülmektedir.
  • İdari birimler içinde, yöneticiler ve çalışanlar arasında güçlü bir iletişim olduğu görülmüştür.
  • Yenileşimi ve kurumsal gelişimi özendirmek amacıyla liderler bizzat kendileri yeni yaklaşımlar ortaya koymakta ve bu şekilde çalışanlar için bir kültür yaratmaya çalışmaktadırlar (Örn. Komisyonların yetkilendirilmesi).
  • Düzce Üniversitesi, dış paydaşlarını beş grup altında detaylı olarak tanımlamıştır. Toplumsal katkı sağlamaya yönelik stratejik amaçlarla uyumlu olarak, bölgedeki toplumsal paydaşlarla (sanayi kuruluşları, sanayi odası, yerel yönetim vb.) karşılıklı güven, saygı ve açıklığa dayalı sürdürülebilir güçlü ilişkilerin kurulduğu, ilişki ağlarının oluşturulduğu ve topluma değer katan başarılı projelerin hayata geçirildiği açık olarak görülmektedir.

 

 

  Bu değerlendirmenin ardından Üniversitemiz 301-350 puan bandında 3 yıldız “Mükemmellikte Yetkinlik Belgesi” almaya hak kazanmıştır. Yine bu çalışmaların ardından kalite sürecinde hız kesilmemiş ve ULUSAL KALİTE ÖDÜLÜ hedefi için iyileştirmeye açık alanları güçlendirmek adına yeni bir yol haritası belirlenmiştir. Bu kapsamda ilk olarak Sürekli İyileştirme Koordinatörlüğü yapısı aktif hale getirilerek başına koordinatör olarak Yrd. Doç. Dr. Nurullah Kurutkan atanmıştır.  Bu dönemde süreç yönetimi çalışmalarına ağırlık verilmiştir ve tüm idari birimlerde 3 ay süren eğitimlerle süreç yönetimi yapısı ve risk yönetimi yapısı kurgulanmıştır.

Bu çalışmaların ardından Sürekli İyileştirme Koordinatörlüğü’nün başına Öğr. Gör. Okan Bütüner Atanmıştır. Bu dönemde Sürekli İyileştirme Koordinatörlüğü’ne 1 adet daimi memur ve uzman görevlendirilmiştir. Yine 3 akademisyen çalışmalar için kısmi süreli olarak görevlendirilmiştir. Bunun ardından iç ve dış paydaş memnuniyet anketleri, stratejik plan ve hedeflerin bireylere kırılımlandırma çalışmaları ile hedeflerle yönetim yapısı kurgulanmış ve performans kriterlerine dayalı veri analizi çalışmaları hız kazanarak devam etmiştir. Bu çalışmaların hemen arkasından Kasım 2012 yılında tekrar Kal-Der değerlendirmesine giren üniversitemiz, 401-450 puan bandına yerleşerek 4 yıldız “Mükemmellikte Yetkinlik Belgesi  ’’ almaya hak kazanmıştır.

           

Üniversitemiz bu tarihten itibaren “Ulusal Kalite Ödülü” hedefi içerisinde çalışmalarına hız kesmeden devam etmektedir. Üniversitemiz Sürekli İyileştirme Birimi koordinatörlüğünde 2. Değerlendirme sonucunda gelen geri bildirim raporuna göre yol haritasını tekrar revize edilmiştir. Bu kapsamda öncelikle kurumda kalite kültürü oluşturma adına eğitimlere öncelik verilmiş ve Kal-Der’den EFQM model eğitimi, süreç yönetimi eğitimi ve çalıştayı, stratejik planlama eğitimi almıştır. Yine Sürekli İyileştirme Koordinatörlüğü’nden 3 personelimiz EFQM EAT değerlendirici eğitimi alarak kurum içinde daha etkin öz değerlendirme sistemi kurgulamamızı ve uygulamamızı sağlayacaklardır. Yine Haziran 2013 tarihinden itibaren tabana yayılmış bir şekilde 2015-2019 stratejik planı oluşturma çalışmaları devam etmektedir.

Sonuç olarak hedefimiz Ulusal Kalite Ödülü’nü almak iken, amacımız üniversitemizde “kalite kültürünü” oluşturmak ve olgunlaştırmaktır. Bu amaçların kolay olmadığının ve çok emek istediğinin farkındayız. Zaten yolculuğumuz da bir strateji ve emek yolculuğudur.